Tout document, quels que soient sa forme (achevé ou non, « officiel » ou non), son support (papier, fichier informatique, photographie...) et sa date (du moyen âge comme d’aujourd’hui) peut être un document d’archives pourvu qu’il soit produit ou reçu par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité. Ce qui fait le document d’archives, c’est qu’il est un matériau dans une procédure, non une œuvre « gratuite » de l’esprit, mais un moyen - moyen d’information, moyen de preuve - et le résultat d’un processus.